Vi siete mai chiesti come faranno tra trent’anni i colleghi ad accedere ai moltissimi contenuti che si stanno accumulando per il Centesimo anniversario della bottiglia della Coca-Cola che ricorre quest’anno? Avete mai preso in considerazione quali percezioni avranno in futuro della nostra campagna Condividi una Coca-Cola?

Ecco, per quanto mi riguarda io penso a questo tipo di cose tutti i giorni.

Gli Archivi di Coca-Cola contengono il frutto di ben 129 anni di lavoro della nostra ben rodata divisione marketing: manifesti, documenti, filmati e una infinità di notizie sul rapporto che i nostri consumatori hanno con i nostri marchi.

A tenermi sveglio di notte c’è un’unica cosa: il rischio che il lavoro che il nostro Archivio svolge da decenni per raccogliere e conservare pubblicità classiche quali “Mean Joe Greene” e gli spot “Hilltop” possa non essere più accessibile.

Una gran parte del lavoro necessario a creare la raccolta degli Archivi avvenne in un’epoca nella quale non esistevano ancora smartphone, email e internet, un’epoca nella quale quando si pronunciava la parola “cloud” ci si riferiva soltanto a un normale addensamento di vapor acqueo.

Archivi nell'era digitale: Financial records

La crescita esponenziale dei social media e delle tipologie di file digitali ha creato una sfida del tutto nuova per una realtà del tutto nuova anch’essa qual è l’archiviazione, al fine di raccogliere contenuti, custodirli e renderli sempre disponibili per le ricerche.

Nel caso della maggior parte dei prodotti sono perfettamente in grado di creare le condizioni ideali per conservarli anche per secoli, ricorrendo ad alcune tecniche evolute e all’avanguardia, compresi i controlli di temperatura e ambiente. Nel caso dei media digitali, invece, possono esserci vari problemi da superare.

Tanto per cominciare, non è garantito che in futuro siano supportati molteplici formati proprietari di file. Per esempio, per un certo periodo Adobe Flash è stato la piattaforma software standard e gli operatori di mercato di Coca-Cola di tutto il mondo sottoponevano agli Archivi contenuti in Flash.

Come continua a modificarsi l’importanza della piattaforma, così accade per il supporto, e questo ci lascia a disposizione meno opzioni e metodi di accesso ai contenuti creativi messi a punto negli anni nei quali predominava Adobe Flash. Alla fine, in teoria, potrebbero non esserci soluzioni (qualcuno usa ancora i floppy disk?).

Archivi nell'era digitale: Floppy disk

Se adesso provate a moltiplicare questo problema per il numero di file format che vi vengono in mente e che di mese in mese diventano i preferiti del momento, capirete dove sta la vera difficoltà.

Per le immagini scansionate di oggetti reperiti nei nostri Archivi, la questione della conservazione e dell’accesso è un po’ meno difficoltosa, perché siamo in possesso degli oggetti originali e possiamo sempre effettuare altre scansioni, qualora si rendesse necessario. La questione più spinosa è come comportarsi con tutto ciò che riceviamo e che è “nato digitale”, ovvero non esiste fisicamente.

C’è stato un periodo, meno di una quindicina di anni fa, in cui ricevevamo il materiale pubblicitario in formato cartaceo, sotto forma di volantini, e la risoluzione media di uno spot televisivo era di circa 12 megabyte. Ormai, invece, è del tutto abitudinario ricevere contenuti filmati di ben oltre 12 gigabyte… dopo tutto, questo non è l’archivio di vostra nonna!

Spesso ci capita di dire ai nuovi operatori di mercato in visita agli Archivi aziendali: Se volete che il vostro lavoro viva per sempre, dovete produrre qualcosa di creativo, meritevole dei nostri Archivi!. A mano a mano che crea contenuti nuovi e sempre più avanzati, l’era digitale rende sempre un po’ più complesso il mio compito di mantenere la promessa fatta (la parte in cui diciamo “il vostro lavoro vivrà per sempre”).

La buona notizia è che non siamo gli unici a combattere questa battaglia: chiunque si occupi di archiviazione deve far fronte al medesimo rompicapo. La National Archives and Records Administration degli Stati Uniti è alle prese con l’arduo problema di conservare in formato digitale i documenti governativi ufficiali che un tempo erano in cartaceo.

I colleghi di altre istituzioni che si occupano di archiviare e raccogliere manoscritti confidenziali di autori famosi, che nel XIX e nel XX secolo sarebbero stati in formato cartaceo, adesso ricevono hard drive esterni e interni pieni zeppi di materiale.

Archivi nell'era digitale: mensole di archivi

Con questi partner prendiamo in considerazione la ricerca sui tipi di file e cerchiamo di allearci sui format accettati, nel tentativo di dar vita a uno standard. Una soluzione alternativa è quella della “migrazione a oltranza”, che potrebbe prevedere, per esempio, la conversione dei file flash nello standard del momento, per poi riconvertirli a quelli successivi non appena anch’essi diventano obsoleti.

Oltre a coltivare forme di partenariato di settore, ci troviamo all’avanguardia in fatto di archivi grazie al nostro programma di archiviazione dei siti web, sul quale potete scoprire qualcosa di più qui. In pratica, acquisiamo il controllo dei siti web dei brand dell’azienda offrendo una funzionalità completa, per permettere agli utenti del futuro di utilizzarli come si voleva che fossero usati.

A mano a mano che il mondo è cambiato, non riceviamo più molte lettere dai consumatori in risposta alle promozioni o alle varie campagne, come avvenne in reazione alla campagna Nuova Coca-Cola. In teoria, ormai, tutte le conversazioni si svolgono sui social media.

Assumere il controllo dei siti web ci permette di documentare conversazioni intere e approfondire le tendenze culturali predominanti. Per esempio, abbiamo archiviato l’intero scambio di commenti che si è svolto sulla nostra pagina Facebook al riguardo del nostro spot per il Super Bowl “America is Beautiful”.

Molti colleghi forse penseranno alla questione dell’archiviazione in termini di “tutta quella vecchia roba”, ma di fatto in questa missione c’è molto più di questo. Se non archiviassimo la storia di oggi, faremmo un torto a chi verrà dopo di noi, ma è anche vero che non possiamo salvare e archiviare tutto. Più che salvare soltanto i contenuti del prossimo trimestre, noi vogliamo preservare tutto ciò che continuerà a documentare il DNA di questa grande azienda e di questo grande marchio.

Jamal Booker è Heritage Communication Manager presso The Coca-Cola Company.